Dans un souci toujours plus grandissant de protéger les données sensibles de ses citoyens, les États membres de l’Union européenne ont introduit, en 2018, un nouveau règlement : le RGPD (pour Règlement général sur la protection des données). Parmi les différentes obligations imposées par ce règlement européen figure notamment celle de tenir des registres de traitement des données à caractère personnel.
De l’obligation de tenir un registre de traitement des données
Le registre des activités de traitement est principalement tenu par le responsable du traitement et les sous-traitants. Il ne s’agit pas d’une nouveauté puisqu’il était déjà prévu, dans certains cas, par la Loi informatique et libertés, à la différence qu’il était à l’époque tenu uniquement par le CIL (correspondant informatique et libertés), à l’exclusion du sous-traitant.
Le but de ce registre étant de recenser les données, il doit être complet et contenir toutes les informations importantes, notamment :
- Le nom et les coordonnées du responsable du traitement, du sous-traitant et du délégué à la protection des données (DPO pour data protection officer) et toute personne intervenant dans le traitement ;
- Les finalités du traitement ;
- Les différentes catégories de personnes concernées ;
- Les différentes catégories de données personnelles ;
- La durée de conservation avant l’effacement des données ;
- Ainsi que les mesures de sécurité mises en place.
Plus qu’une simple démarche de mise en conformité, cet outil contribuera lui-même à la sécurité des données traitées. Il permettra d’identifier rapidement tout non-respect ou violation des normes prévues par le nouveau règlement européen. Il sera le véritable allié de votre DPO qui pourra immédiatement rendre compte de tout risque de violation de données ou de cas de violation avérée.
Enfin, il est utile de préciser que la non-conformité à cette obligation légale entraîne des sanctions pour l’organisme ne s’y étant pas conformé. La sanction étant une amende administrative pouvant aller jusqu’à 10 000 000€, il est important de s’assurer de la tenue de ces registres obligatoires.
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De l’utilité d’un logiciel de tenue des registres pour faciliter la mise en conformité avec le RGPD
Compte tenu de l’obligation de collaborer avec l’autorité de contrôle locale (La Commission nationale de l’informatique et des libertés ou CNIL pour la France) et de son droit d’exiger que toutes pièces justificatives pour démonter la conformité avec les lois lui soient communiquées, il est primordial d’avoir une tenue rigoureuse de ces registres.
Pour aider le responsable du traitement, il existe de nombreux logiciel registre rgpd qui facilitent la mission de tenue des registres. Le logiciel permet une maintenance optimale du registre afin de garantir une conformité constante à travers le temps. Il permettra également d’évaluer rapidement si les traitements de données personnelles opérées peuvent comporter un risque de violations.
Quelques critères de choix pour le logiciel RGPD
Un logiciel registre RGPD remplit de nombreuses fonctionnalités vous permettant d’assurer la mise en conformité de votre organisme. Il est donc nécessaire de bien choisir son outil afin de toujours garantir le respect des droits et libertés des individus.
Un bon logiciel RGPD est avant tout un logiciel qui est en adéquation avec toutes les obligations légales découlant du RGPD mais aussi les lois nationales. Il est aussi important qu’il respecte toutes les recommandations et les conseils du CNIL pour qu’en cas de contrôle impromptu, l’organisme n’encoure aucun risque.
Les fonctionnalités qui accompagnent votre logiciel vous aideront également à faire votre choix. Outre la tenue des registres de traitement, il s’accompagne généralement d’autres options, telles que :
- Une facilitation du contrôle des risques juridiques ;
- Des notifications quasi-instantanées des violations de données personnelles ;
- La possibilité de réaliser une analyse d’impact sur la vie privée ;
- La facilitation du suivi des mesures de sécurité.