Tout d’abord, il convient de bien faire la différence entre un véhicule de service et une voiture de fonction. Le premier est utilisé par les employés uniquement dans le cadre du travail tandis que la seconde l’est également dans un cadre privé.

Avantage en nature

Le véhicule de fonction constitue un avantage en nature qui est notifié dans le contrat de travail de celui qui en bénéficie. En outre, le salarié doit déclarer cet avantage aux impôts et se soumettre au prélèvement de charges sociales qui traduisent une perte de revenus immédiate. Aussi, en cas de suppression de cet avantage, le contrat de travail doit être modifié d’un commun accord entre l’employeur et l’employé et accompagné d’une compensation pécuniaire.

Pour contourner ces impératifs, certaines sociétés proposent à leurs salariés de rembourser les frais d’usage de leur véhicule personnel. Cette formule est également un avantage en nature, mais ne fait pas partie du salaire (note de frais). Il est donc plus facile de le supprimer.

Plus d’informations ici : http://lentreprise.lexpress.fr/gestion-fiscalite/impots-taxes/voiture-de-fonction-quel-avantage-pour-le-salarie-et-pour-l-entreprise_1518284.html

Règles d’utilisation

Le bénéficiaire d’un véhicule de fonction peut l’utiliser pour tous ses déplacements professionnels comme personnels (week-ends, congés, etc…).

Les déplacements privés peuvent toutefois être soumis à des clauses particulières stipulées dans le contrat de travail ou le règlement intérieur de l’entreprise. L’employeur peut aussi imposer d’autres conditions, comme l’interdiction de fumer dans l’habitacle, par exemple.

Entretien et carburant

L’entretien du véhicule et l’ajout de carburant sont généralement à la charge du conducteur. Toutefois, l’entreprise peut choisir de les payer. Dans ce cas, il s’agit d’un avantage en nature supplémentaire, et les charges à prélever sur le salaire seront donc plus importantes.

Si les entretiens obligatoires (contrôle technique, révision, etc.) ne sont pas faits lors d’un contrôle de police, alors que le conducteur en a la charge, il sera déclaré responsable. En outre, l’employeur pourra le sanctionner pour non-respect des consignes d’entretien.

Papiers : assurance et carte grise

Le véhicule doit obligatoirement être assuré. L’assurance est prise en charge par le propriétaire, c’est-à-dire l’employeur ou l’agence de location qui loue la voiture à l’entreprise. Le salarié qui utilise le véhicule n’a rien à régler de ce côté-là.

Cependant, il lui incombe de vérifier régulièrement que les papiers d’assurance soient à jour et de les réclamer, si nécessaire. A défaut, le conducteur s’expose à une amende, voire un retrait de permis, puisqu’il reste l’utilisateur du véhicule. Dans une telle situation, l’employeur pourrait le tenir responsable du temps de travail perdu s’il n’a plus la possibilité de conduire. De plus, en cas d’accident, la franchise peut être à la charge de l’employeur, du conducteur, ou des deux. Pour le savoir, il faudra se reporter aux conditions fixées dans le contrat de travail entre les deux parties.

Bien sûr, le véhicule devra également disposer d’un certificat d’immatriculation en bonne et due forme. Là encore, l’employeur ou le loueur ont la charge des démarches et seront titulaires du véhicule. Mais ils devront déclarer l’employé concerné comme conducteur régulier auprès de la compagnie d’assurance. Dans certains cas, les entreprises permettent l’ajout d’un second conducteur (conjoint, collègue, enfant…).

Sur le site cartegrise-enligne.com, vous trouverez la liste des papiers pour carte grise qui doivent obligatoirement être fournis afin que l’on puisse vous délivrer un certificat d’immatriculation adapté à un véhicule de fonction.