Depuis quelques années, les enjeux de numérisation des entreprises se sont démocratisés pour mieux gérer les problématiques de conformité, de stockage des documents, mais aussi de publication ou d’accessibilité. Elles sont au cœur d’un système d’échange d’informations entre divers partenaires générant une multitude de documents papier (documents administratifs, factures, relevés, contrats, etc.)… Pour les conserver de manière sécurisée et les retrouver aisément, il existe un procédé qui consiste à transformer et à stocker un document physique en fichier électronique.

La numérisation des archives, quels documents sont concernés et comment ?

Tous les documents peuvent être numérisés. La numérisation des textes et des images se fait au moyen d’un scanner ou d’un appareil photo numérique, par reconnaissance optique des caractères (OCR). Cette technologie a beaucoup progressé durant ces dernières années. Les sons et les vidéos sont numérisés grâce à des logiciels adaptés.
Une fois numérisées, les données peuvent être stockées en interne afin d’être utilisées. Les données numérisées ne sont généralement pas exploitables en l’état. Les documents doivent être traités par un logiciel de reconnaissance de caractères, de reconnaissance d’images ou vocale.

Un procédé aux nombreux avantages

La préservation et la conservation des documents originaux par un procédé numérique permettent :

– D’accéder à un document instantanément et simultanément de différents endroits
– Une lecture facilitée grâce à l’e-consultation avec la possibilité de zoomer, de détailler, de comparer plusieurs documents simultanément…
– De diffuser des documents en dehors de l’entreprise via un réseau ou une bibliothèque numérique.

Externaliser la numérisation

Pour le stockage de documents en interne, la numérisation requiert du matériel et des logiciels coûteux ainsi que des procédures de vérification des documents numérisés. Certaines petites entreprises n’ont pas les moyens suffisants de se doter d’un outil d’archivage et de prévoir les formations nécessaires à son utilisation. Elles peuvent alors s’orienter vers l’externalisation en faisant appel à un prestataire spécialisé qui proposera une solution d’archivage «coffre-fort » consistant à conserver des documents stratégiques au sein d’un espace hautement sécurisé. Un prestataire spécialisé structure, numérise et indexe les documents selon un classement déterminé. Un historique numérisé est ensuite fourni au client ou accessible en ligne sur un serveur dédié et sécurisé. La numérisation des archives est réalisée sur place, au sein même de l’entreprise par des spécialistes.