Organisation et anticipation

Sans surprise, la meilleure façon de créer un événement réussi est de s’y prendre à l’avance. Vous devez vous organiser bien en amont, anticiper, penser à tout, prévoir chaque incident pouvant survenir et un moyen d’y remédier. Ne négligez pas votre retro planning, travaillez intelligemment les invitations et les relances… Il n’y a aucune place pour l’improvisation : une opération événementielle à succès est une opération millimétrée.

Le bon endroit au bon moment

Le succès de votre événement dépend également en grande partie du lieu, de la date et de l’heure que vous aurez choisis. En règle générale, vous devez privilégier les mardis et jeudis. En effet, ce sont ces jours-là que les invités seront le plus disponible : pas de stress de début ou fin de semaine, pas de contraintes familiales, etc.
La salle doit être moderne, chic et accueillante. Son agencement doit être pensé pour mettre en valeur vos animations et pour que chaque invité puisse y trouver une place confortable. Il devra également bénéficier d’une situation géographique et de services pratiques permettant de faciliter la tâche de chacun.

Pensez interactif

De nos jours, l’événement ne se passe plus uniquement dans la salle. Il s’exporte dans tout le pays et même dans le monde entier grâce à un Internet. Vous ne devez en aucun cas négliger cet outil. Vous devez au contraire savoir tirer parti de ce que la technologie vous offre pour proposer des conférences et événements interactifs.
Cela passe en grande partie par les réseaux sociaux : créez vos propres hashtag, mobilisez vos équipes et vos invités et live tweetez chaque instant. A l’image des talk-shows télévisés, diffusez les tweets reçus en direct et apprenez à faire participer celles et ceux qui n’ont pu se déplacer.
Pour que votre opération fonctionne parfaite, vous devez aussi compter sur le live streaming, c’est-à-dire la diffusion vidéo en simultané de votre événement sur le net. Pour cela, les meilleures salles de conférence proposent aujourd’hui du matériel vidéo haut de gamme, une connexion fibre rapide et même des équipes techniques dédiées à la retransmission, comme c’est le cas dans Les Salons de l’Aveyron à Paris (http://www.salonsdelaveyron.fr/vos-evenements/seminaire-conference-reunion/).